郑州中兴工程监理有限公司标准
编号：ZXJL/CX-01
文件控制程序
版本：C版
批准：李振文 编制： 总 工 室 实施日期：2009 年 6月1日
郑州中兴工程监理有限公司发布
中 国〃郑 州
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 1/9 文件控制程序 修 订 记 录 序号
页码 条款 修 订 内 容 修订日期 修订通知编号 郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 2/9 文件控制程序 1目的
对与本公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保文件的准确和适用,并使各相关场所和部门获得适用文件的有效版本,及时收回作废文件,防止误用。 2范围
本程序适用于本公司与管理体系有关的文件和资料的控制。 3权责
3.1总经理负责批准发布管理手册； 3.2管理者代表负责审核管理手册； 3.3总工程师负责批准技术性文件；
3.4 管理体系文件、法规、标准、规范和计算机应用软件由总工室负责控制。 3.5 项目合同及其相关文件由监理经营部负责控制。
3.6项目监理文件（含业主提供的工程设计文件、图纸等）由项目监理部负责控制。 3.7本公司制定的和外来的其他文件由办公室负责控制。 3.8各项目部向公司归档的文件由总工室负责控制。 4定义
受控文件----凡是由公司制定和修改，与质量、环境、职业健康安全管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定对所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
非受控文件----当用户或其他组织与机构需要通过质量、环境、职业健康安全三标一体管理体系文件了解本公司的管理体系时，文件的修订不必通知，应在文件加盖非受控印章。
5程序说明
5.1文件管理工作流程 （见附件）
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 3/9 文件控制程序 5.2文件分类
一层文件：质量、环境、职业健康安全三标一体管理手册 二层文件：程序文件
三层文件：工作文件、作业指导书、环境、职业健康安全管理方案、规范、标准及外来文件
四层文件：质量、环境、职业健康安全记录
文件可采用任何形式或类型的媒体（如硬盘、光盘等）备份，当各种媒体产生矛盾时，以书面形式为准。 5.3文件的编号
5.3.1质量、环境、职业健康安全三标一体管理手册编号 ZXJL/SC ---××××
发布年号 管理手册的中文简称
5.3.2程序文件编号
ZXJL/CX ------ 01
5.3.3作业文件编号
ZXJL/ZY — XX — 01
流水号 标准或制度代号（GL管理标准、JS技术标准、HA环境安全制度） 作业文件的中文简称 郑州中兴工程监理有限公司的简称
郑州中兴工程监理有限公司的简称 流水号 程序文件的中文简称 郑州中兴工程监理有限公司的简称 郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 4/9 文件控制程序 5.3.4记录表样编号
ZXJL/XX — XX — 01
5.3.5部门记录文件编号
XXXX — 01
流水号 部门：如：总工室ZG等 年份：如2009年为09 流水号 程序文件、作业文件编号/章节号 CX程序文件，ZY作业文件 郑州中兴工程监理有限公司的简称 其中各部门代号规定如下:
经营部：JY 办公室：BG 总工室：ZG 人力资源部：RL 公司及各部门所发文件，由办公室统一制订编号办法。 5.3.6项目部记录文件编号
XXXXX — XX — 01
流水号 文件种类（见下说明）,一般管理文件可省略 项目标识符（详见以下说明） X XX XX 工程项目顺序号01，02 年份2009—09
分公司或地区代号：郑州—Z；厦门—X；
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 5/9 文件控制程序 文件种类：监理通知N，监理月报MR,会议纪要S，备忘录M,付款证书P等 5.3.7版次、修订状态编号:
由A表示首版,每次增修换版,依序编B、C……。由0表示首版未修订，每次修订，对该页依序编1、2、3……。 5.4文件的制订 5.4.1文件制订的时机
--因各部门运作的需要而制订。 --因各部门之间协调的需要而制订。
--持续改进、内部审核或管理评审决议而需制订。 --由于经营政策上的需要而制定。 5.4.2文件的制订
--管理者代表负责组织编制质量、环境、职业健康安全三标一体管理手册。 --各部门主管负责编制本部门程序文件及作业标准文件。 --记录表格的式样由各部门根据使用的要求自行设计。
--在修订各层文件时，各部门应事先提出申请，提出建议文件发放的部门，确保文件使用的各场所都能得到相关文件的有效版本。 5.5文件的审核和批准
5.5.1文件（重新）发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
5.5.2质量、环境、职业健康安全三标一体管理手册由管理者代表审核，上报总经理批准发布。
5.5.3二层文件由管理者代表审核，上报总经理批准发布。
5.5.4三、四层文件由各部门负责人审核，上报管理者代表批准发布。 5.6文件的发放
5.6.1受控文件由公司总工室统一发行。
5.6.2受控文件发放时由公司总工室按照需要份数复印，并在复印件文件封面的右上角加盖红色的“受控文件”章，同时填写文件发放（回收）登记表，接受人在文件发放（回收）登
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 6/9 文件控制程序 记表上签名。 5.7文件的修订
5.7.1结合内审适时组织对现有质量、环境、职业健康安全管理体系文件进行评审，以确定文件的适宜性。
5.7.2各部门在文件执行过程中，有修改意见时，填写文件制、修、废、补申请表，经管理 者代表审核，总经理批准后，按照原来的制订、审核和批准的规定进行。如果指定其它部门修订、审核时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。 5.7.3修订的形式
划改：当修订页修订内容不超过3处时，由修订人在修订页中划改。 换页：当修订页修订内容超过3处时，由修订人实施换页。
换版：当文件内容出现实质性的变化，或修订页（换页）超过文件总数的三分之一，或修订出现增减页时，可考虑换版。
5.7.4划改或换页时，由修订人在修订页中予以注明，或保留在文件制、修、废、补申请表中；对修订页的修订号升级，由“0”变为“1”，依此类推，公司总工室必须保留文件历次修订的记录。
5.7.5所有被修订的原文件必须由使用部门收回交公司总工室，以确保有效文件的唯一性。 5.8文件的管理 5.8.1文件的保存
a) 质量、环境、职业健康安全管理体系文件应存放在干燥、通风、安全的地方。 b) 正本文件保存在公司总工室。
c) 程序文件可由各部门主管集中保管，作业标准文件发放给相关操作人员或悬挂于作业现场。
d) 公司总工室每半年对各部门文件的保管情况进行检查。
e) 任何人不准私自外借受控文件，不准复印受控文件，不得在文件上加以标记或书写任何文字与符号，以确保文件的清晰，使文件易于识别和检索。
5.8.2文件的补发
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 7/9 文件控制程序 因破损而重新领用新文件时，填写文件制、修、废、补申请表，分发号不变，使用部门须向公司总工室上交相应的旧文件；因丢失等原因而申请补发的文件时，填写文件制、修、废、补申请表，由公司总工室核实原因，给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，公司总工室做好新文件发放签收记录。 5.8.3 文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由使用部门及时从所有发放或使用场所撤出，交公司总工室集中处理后使用，确保防止作废文件的非预期使用；
b)公司总工室为某种原因保留已作废文件，应对作废文件加盖“作废文件”印章进行适当标识，以与有效文件区别；
c)对要销毁的作废文件，由公司总工室填写文件制、修、废、补申请表，经管理者代表批准后，由公司总工室销毁。 5.8.4文件的借阅
相关人员借阅与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件，由相关部门提出书面申请，经部门负责人批准后，由公司总工室实施。为了满足第三方、第二方审核等的相关方需要而发出的体系文件，作为非受控文件，发行时可签收或不签收。 5.8.5记录表格填写使用后，就成为记录，执行《记录控制程序》要求。 5.9 外来文件的控制
5.9.1相关部门收到与质量、环境、职业健康安全管理体系相关的外来文件，填写外来文件处理单，需识别文件适用性，及时到公司总工室登记备案，如果需要，可复印并加盖“受控文件”印章，由收文部门按5.6的要求控制发放。
5.9.2公司总工室负责收集国际、国家、行业有关法律法规及管理标准的最新版本，加盖“受控文件”印章后，分发到相关部门使用，并收回旧标准。具体执行《法律、法规与其他要求控制程序》。
5.10对受控文件（包括外来文件），公司总工室应填写公司受控文件清单，各部门文件管理人员要及时在文件发放登记表上登记。
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 8/9 文件控制程序 6相关文件
6.1《记录控制程序》 ZXJL/CX-02 6.2《法律、法规与其他要求控制程序》 ZXJL/CX-04 7记录
7.1 文件制、修、废、补申请表 ZXJL/CX-01-01 7.2文件发放和签收（回收）登记表 ZXJL/CX-01-02 7.3 受控文件清单 ZXJL/CX-01-03 7.4外来文件处理单 ZXJL/CX-01-04
郑州司 中兴工程监理有限公文件编号 版 本/修改状态 页次/章节总页数 ZXJL/CX-01 C/0 9/9 文件控制程序 附图：文件和资料管理流程图
文件和资料分类 参考资料 法律法规标准规范 否 外来文件 上级来文 体系文件 编制文件 领导批阅 汇签文件 是否与体系有关 是外来文件清单 否 否 文件审批 是存档 发布文件 发到有关场所使用 收回失效作废文件 有无更改 标上作废标志 有有无保留必要 无 销毁 无 使用有效版本 有文件更改单 更改汇签 是是否原部门审批 否 获得必要的背景资料否 更改审批 是编制更改清单 否
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容